Optimalisasi Pengelolaan Arsip Keuangan Melalui Digitalisasi Untuk Mendukung Efisiensi Administrasi di KPU Kabupaten Jember

Abstract

Pengelolaan arsip keuangan secara manual dapat menyebabkan proses penyimpanan dan pencarian dokumen kurang efisien. Kondisi tersebut mendorong perlunya pemanfaatan teknologi digital untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip dan mendukung efisiensi administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dokumen keuangan, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, serta mengkaji upaya optimalisasi melalui digitalisasi pada Subbagian Keuangan, Umum, dan Logistik Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Jember. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Informan dipilih secara purposive berdasarkan keterlibatan dalam pengelolaan administrasi, keuangan, dan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip telah memanfaatkan Google Drive dan Microsoft Excel serta website pencarian dokumen. Penggunaan sistem tersebut mempermudah penyimpanan, penelusuran, dan pencarian kembali dokumen sehingga mendukung efisiensi administrasi. Namun, sistem masih bersifat semi-manual karena proses pemindaian, penyimpanan, penginputan data, pemindahan tautan, dan pengunggahan dokumen belum sepenuhnya terintegrasi. Solusi yang dapat dilakukan adalah mengembangkan sistem digital yang lebih terintegrasi agar proses pengarsipan menjadi lebih sederhana, terstruktur, dan dapat mengurangi pekerjaan yang berulang.